Annabella Hotel privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību, apstrādes termiņu un datu subjekta tiesībām datu iegūšanas, apstrādes laikā, kā arī nododot datus kompetentām institūcijām vai citam datu pārzinim.
1.1. Personas datu apstrādes pārzinis ir Annabella Hotel (turpmāk – Pārzinis), Caunes 153, Rīga, Latvija, tālrunis: +371 27 077 871, tīmekļa vietne: https://www.annabella.lv/;
1.2. Pārziņa datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos: hotelannabella@inbox.lv.
2.1. Eiropas Parlamenta un Padomes Regula Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (2016. gada 27. aprīlis) (turpmāk – VDAR);
2.2. Fizisko personu datu apstrādes likums (izsludināts 2018. gada 4. jūlijā).
3.1. Pakalpojumu nodrošināšana:
3.1.1. klienta identificēšanai – tiek apstrādāti klienta personu apliecinoša dokumenta dati;
3.1.2. līguma sagatavošanai un noslēgšanai – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, korespondences adrese vai deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, plānoto pakalpojumu uzskaitījums, bankas norēķinu konta numurs, telefoniskās, elektroniskās komunikācijas informācija;
3.1.3. pakalpojumu nodrošināšanai/ uzturēšanai, klientu atbalsts, izmantojot telefonisko un elektronisko komunikāciju – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, tālruņa numurs, e-pasta adrese, saņemto vai plānoto pakalpojumu uzskaitījums, klienta un darbinieka telefoniskās, elektroniskās komunikācijas informācija;
3.1.4. klientam reģistrējoties viesnīcā – tiek apstrādāti klienta personu apliecinoša dokumenta dati (vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, valstiskā piederība un tās veids, dzīvesvietas valsts, ceļošanas dokumenta veids, sērija, numurs, izdevējvalsts, izdošanas datums, derīguma termiņš, datums kad ieradies tūristu mītnē, datums, kad izbrauks no tūristu mītnes), tālruņa numurs, e-pasta adrese, automašīnas v/n zīme;
3.1.5. norēķinu administrēšanai – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, e-pasta adrese, saņemto pakalpojumu uzskaitījums, bankas norēķinu konta numurs, maksājumu administrēšanas informācija;
3.1.6. iebildumu/ pretenziju izskatīšanai un apstrādei – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, korespondences adrese vai deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, saņemto pakalpojumu uzskaitījums, maksājumu administrēšanas informācija, telefoniskās, elektroniskās komunikācijas informācija, balss ieraksts;
3.1.7. pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem/ klientu noturēšanai un viņu lojalitātes uzlabošanai, apmierinātības mērījumiem – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, e-pasta adrese, saņemto pakalpojumu uzskaitījums, valoda, atrašanas vieta un pakalpojuma apraksts;
3.1.8. pakalpojumu uzlabošanai un jaunu pakalpojumu attīstībai – tiek apstrādāti sadarbības partnera pārstāvja vārds, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese, amats;
3.1.9. tīmekļa vietnes uzturēšanai un darbības uzlabošanai – tiek apstrādāti tīmekļa vietnes apmeklētāja dati par tīmekļa vietnes apmeklējumu (sīkdatnes).
3.2. Biznesa plānošana un analītika:
3.2.1. tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumiem/ efektivitātes mērīšanai – tiek apstrādāti klienta vārds, uzvārds, e-pasta adrese;
3.2.2. plānošanai un uzskaitei – tiek apstrādāti darbinieka vārds, uzvārds, amats.
3.3. Normatīvo aktu prasību izpilde, atbilžu sniegšana uz valsts iestāžu pieprasījumiem, interešu aizstāvība valsts un pašvaldību iestādēs, institūcijās, pārstāvība tiesvedības procesos – tiek apstrādāti datu subjekta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, korespondences adrese vai deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, kā arī cita informācija, kura ir Pārziņa rīcībā, lai izpildītu uz Pārzini attiecināmo juridisku pienākumu sniegt atbildes uz valsts iestāžu pieprasījumiem, vai kura ir Pārziņa rīcībā un kuru Pārzinim ir tiesības izmantot savu interešu aizsardzībai normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
3.4. Pārziņa īstenotā uzņēmuma vadība, grāmatvedības uzskaite, lietvedība, datu arhivēšana un iekšējo procesu nodrošināšana – tiek apstrādāti datu subjekta vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, korespondences adrese vai deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, amats, bankas norēķinu konta numurs, maksājumu administrēšanas informācija, saņemto un/ vai plānoto pakalpojumu uzskaitījums, kā arī cita informācija, kura ir Pārziņa rīcībā un kuru ir pienākums/ tiesības apstrādāt/ arhivēt saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto.
3.5. Pārziņa darba tiesiskās attiecības un personāla atlase – tiek apstrādāti darbinieka vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, dzimums, korespondences adrese vai deklarētās dzīves vietas adrese, valodu prasme, darba pieredze, izglītība (ieskaitot kursus un sertifikātus), tālruņa numurs, e-pasta adrese, amats, kā arī cita informācija, kuru darbinieks vai uz vakanto vietu kandidāts ir sniedzis Pārzinim.
3.6. Pārziņa saimnieciskās darbības līgumu slēgšana un to izpildes nodrošināšana – tiek apstrādāti sadarbības partnera vārds, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese, amats, bankas norēķinu konta numurs, maksājumu administrēšanas informācija.
3.7. Pārziņa klientu, darbinieku un sadarbības partneru drošības, Pārziņa īpašuma aizsardzības nodrošināšana – tiek apstrādāti piekļuves kontroles ierīču un signalizācijas iekārtu auditācijas pieraksti, darba staciju/ darba e-pasta/ interneta un darba telefonu auditācijas pieraksti ar darbinieku datiem, videonovērošanas sistēmas ieraksti (personas atels) ar klientu, darbinieku un sadarbības partneru datiem.
3.8. Pārziņa organizēto darba pasākumu filmēšana, fotografēšana un audio ierakstu veikšana – tiek apstrādāti datu subjekta attēli (foto/ video), balss ieraksts.
3.9. Citos specifiskos nolūkos, par kuriem datu subjekts tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Pārzinim.
4.1. Personas datu apstrādes nolūks – pakalpojumu nodrošināšana:
4.1.1. Jūsu personas datu apstrāde var tikt pamatota ar datu subjekta piekrišanu – datu subjekts pats devis piekrišanu datu vākšanai un apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem, t.i. pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem/ klientu noturēšanai un viņu lojalitātes uzlabošanai, apmierinātības mērījumiem, tīmekļvietnes apmeklējumu datu apstrādei (sīkdatnes) (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts; Informācijas sabiedrības pakalpojumu likums);
4.1.2. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama pirms vai pēc līguma noslēgšanas, t.i. klienta identificēšana, klientu attiecību (t. sk. attālināta, izmantojot telefonisko un elektronisko komunikāciju) vadīšana, nodrošinot līgumu noslēgšanu un izpildi, kā arī ar to saistīto procesu īstenošanas nodrošināšana, sadarbība ar klientiem un ar to saistīto procesu realizācijas nodrošināšana, norēķinu administrēšana (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts; Civillikums);
4.1.3. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama uz Pārziņi attiecināmo juridisku pienākumu izpildei, t.i. identificēt datu subjektu, nodrošināt ārzemnieka deklarācijas aizpildīšanas pienākuma izpildi (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts; Tūrisma likums un 2007. gada 3. aprīļa MK noteikumi Nr. 226 “Noteikumi par ārzemnieka deklarācijas veidlapas aizpildīšanas, glabāšanas un nodošanas kārtību”);
4.1.4. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. īstenot saimniecisko darbību, sniegt pakalpojumus, klientu noturēšana, klientu segmentēšana efektīvākai pakalpojumu nodrošināšanai, pakalpojumu sniegšanas kvalitātes mērījumi (t. sk. attālināti, izmantojot telefonisko un elektronisko komunikāciju), Pārziņa tēla un pakalpojumu popularizēšana un pilnveide, tīmekļvietnes uzturēšana un darbības uzlabošana, norēķinu administrēšana, tirgvedības aktivitātes, strīdu risināšanā ar klientu, telefona zvanu ierakstu sistēmā (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, Civillikums).
4.2. Personas datu apstrādes nolūks – Biznesa plānošana un analītika:
4.2.1. Jūsu personas datu apstrāde var tikt pamatota ar datu subjekta piekrišanu – datu subjekts pats devis piekrišanu datu vākšanai un apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem, t.i. tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumiem/ efektivitātes mērīšanai (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts);
4.2.2. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. veicot biznesa attīstības plānošanu un veicot uzskaiti (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).
4.3. Personas datu apstrādes nolūks – Normatīvo aktu prasību izpilde, atbilžu sniegšana uz valsts iestāžu pieprasījumiem, interešu aizstāvība valsts un pašvaldību iestādēs, institūcijās, pārstāvība tiesvedības procesos:
4.3.1. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama uz Pārziņi attiecināmo juridisku pienākumu izpildei, t.i. Pārzinim sniedzot atbildes uz valsts iestāžu pieprasījumiem valsts pārvaldes iestādēm deleģētā uzdevuma izpildei (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts, nacionālie tiesību akti);
4.3.2. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. realizējot Pārziņa aizstāvību/ pārstāvību valsts un pašvaldību iestādēs, institūcijās, pārstāvību tiesvedības procesos (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, Administratīvās atbildības likums, Administratīvā procesa likums, Civilprocesa likums, Kriminālprocesa likums).
4.4. Personas datu apstrādes nolūks – Pārziņa īstenotā uzņēmuma vadība, grāmatvedības uzskaite, lietvedība, datu arhivēšana un iekšējo procesu nodrošināšana:
4.4.1. Jūsu, kā darbinieka, personas datu apstrāde var tikt pamatota ar datu subjekta piekrišanu – t.i. sniedzot Pārzinim piekrišanu iekšējo procesu nodrošināšanā, piemēram, publicēt Pārziņa elektroniskajā resursu vadības sistēmā (Intranet) dzimšanas dienas datus (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts);
4.4.2. Jūsu, kā darbinieka/ klienta/ sadarbības partnera, personas datu apstrāde ir nepieciešama uz Pārziņi attiecināmo juridisku pienākumu izpildei, t.i. nodrošinot Pārziņa grāmatvedības uzskaiti, trauksmes cēlāju sistēmas izveidi un darbību, sniedzot atbildes uz datu subjektu pieprasījumiem (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts, VDAR 12. pants, Darba likums, Grāmatvedības likums, likums “Par valsts sociālo apdrošināšanu”, Trauksmes celšanas likums);
4.4.3. Jūsu, kā darbinieka, personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. Pārziņa uzņēmuma vadības realizācijā un iekšējo procesu nodrošināšanā, piemēram, apstrādājot Jūsu uz darba tiesiskajām attiecībām attiecināmus datus elektroniskajā resursu vadības sistēmā (Intranet) (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts); savukārt, kā darbinieka/ klienta/ sadarbības partnera, personas datu apstrāde ir nepieciešama, piemēram, Pārziņa dokumentu arhivēšanas nolūkiem, t.sk. digitālā arhīva veidošanai. Vai Pārziņa lietvedības procesu realizācijai, piemēram, administrējot ienākošās un/ vai izejošās dokumentācijas plūsmu. Vai, pārbaudot darba kvalitāti, racionalizētu un paaugstinātu pakalpojuma sniegšanas efektivitāti – telefona zvanu ierakstu sistēmā (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, Arhīvu likums, Civillikums).
4.5. Personas datu apstrādes nolūks – Pārziņa darba tiesiskās attiecības un personāla atlase:
4.5.1. Jūsu, kā darbinieka, personas datu apstrāde var tikt pamatota ar datu subjekta piekrišanu – t.i. lai nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi, piemēram, sniegt piekrišanu pieprasīt atsauksmi no iepriekšējām darba vietām (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts);
4.5.2. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama pirms vai pēc Darba līguma noslēgšanas, t.i. lai nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi, noslēdzot ar kandidātu uz vakanto vietu Darba līgumu, lai nodrošinātu Darba līguma izpildi un darbinieka tiesību realizāciju (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts, Darba likums, Darba aizsardzības likums);
4.5.3. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama uz Pārziņi attiecināmo juridisku pienākumu izpildei, t.i. nodrošinot tiesu izpildītāju rīkojumu izpildi, nodrošinot nelaimes gadījumu darbā vietā izmeklēšanu, darba drošības un ugunsdrošības instruktāžas, darbiniekam izejot obligātās veselības pārbaudes (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts, Civilprocesa likums, Darba aizsardzības likums, Darba likums);
4.5.4. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. iesniedzot Pārzinim dzīves aprakstu (Curriculum Vitae) personāla atlases procesā, Pārzinim rodas leģitīma interese nodrošināt darbinieka atlases procesu, kā arī darba tiesisko attiecību gaitā novērtēt darbinieku (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).
4.6. Personas datu apstrādes nolūks – Pārziņa saimnieciskās darbības līgumu slēgšana un izpildes nodrošināšana:
4.6.1. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama pirms vai pēc Sadarbības līguma noslēgšanas, t.i. datu apstrāde lai nodrošinātu Sadarbības līguma noslēgšanu un izpildi (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts, Civillikums, Komerclikums);
4.6.2. Jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i. noslēdzot Sadarbības līgumu ar Pārziņi, Pārzinim rodas leģitīma interese apstrādāt Jūsu, kā līgumslēdzējpuses, datus (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, Civillikums, Komerclikums).
4.7. Personas datu apstrādes nolūks – Pārziņa klientu, darbinieku un sadarbības partneru drošības, Pārziņa īpašuma aizsardzības nodrošināšana:
4.7.1. Jūsu, kā darbinieka, personas datu apstrāde, realizējot piekļuves pārvaldību, ir nepieciešama, lai nodrošinātu līguma, kura līgumslēdzējpuse ir darbinieks, izpildi, proti darba laika kontroles nolūkos (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts, Darba likums);
4.7.2. Jūsu, kā klienta, darbinieka un sadarbības partnera, personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i., lai aizsargāt viesnīcas un trešo personu īpašumu, kas novietots viesnīcā, viesnīcu telpās un teritorijās, birojā, gādāt par personu drošību, novērst iespējamos likumpārkāpumus, fiksēt noziedzīga nodarījuma izdarīšanas faktu, identificēt iespējamo likumpārkāpēju (nodrošinot pierādījumu tiesiskumu) (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts);
4.7.3. Jūsu, kā darbinieka, personas datu apstrāde ir nepieciešama nodrošinot Pārziņa leģitīmu interešu realizāciju, t.i., veicot iekārtu auditāciju, nodrošināt Pārziņa rīcībā esošās konfidenciālās informācijas aizsardzību (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, Fizisko personu datu apstrādes likums).
4.8. Personas datu apstrādes nolūks – Pārziņa organizēto darba pasākumu filmēšana, fotografēšana un audio ierakstu veikšana:
4.8.1. Jūsu personas datu apstrāde var tikt pamatota ar datu subjekta piekrišanu – t.i. sniedzot Pārzinim piekrišanu veikt Jūsu fotografēšanu/ videoierakstu/ balss ierakstu un turpmāk izmantot Jūsu datus Pārziņa tēla popularizēšanai (juridiskais pamatojums – VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).
5.1. Persona dati, kas tika iegūti pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu, piemēram, iekšējo procesu nodrošināšanai, personāla atlases nodrošināšanai, pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem/ klientu noturēšanai un viņu lojalitātes uzlabošanai, apmierinātības mērījumiem, tīmekļvietnes apmeklējumu datu apstrādei (sīkdatnes), tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumiem/ efektivitātes mērīšanai, datu publicēšanai Pārziņa elektroniskajā resursu vadības sistēmā (Intranet), fotografēšanai/ videoieraksta/ balss ieraksta veikšanai Pārziņa tēla popularizēšanai, tiek glabāti līdz brīdim kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana, bet ne ilgāk, kā piecus gadus;
5.2. Personas dati, kas tika iegūti pamatojoties uz nepieciešamību noslēgt līgumu ar datu subjektu, piemēram, līgumu ar klientu par pakalpojuma sniegšanu, darba līgumu vai līgumu ar sadarbības partneru, tiek glabāti līdz brīdim, kamēr tiks noslēgts līgums, gadījumā, ja netika noslēgts visi dati tiek dzēsti, savukārt, noslēdzot līgumu tiek glabāti kamēr ir spēkā ar datu subjektu noslēgtais līgums. Pēc līguma spēka zaudēšanas klienta personas dati tiek glabāti divus gadus, bet gadījumā, ja spēkā esošais normatīvais akts nosaka citu termiņu, saskaņā ar šo termiņu, sadarbības partnera personas dati tiek glabāti saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto iespējamā prasījuma noilguma laiku, bet ne ilgāk, kā trīs gadus komercdarījuma gadījumā vai desmit gadus saskaņā ar civiltiesisko noilgojumu. Personas dati, kas tika iegūti personāla atlases procesa laikā tiek glabāti ne ilgāk kā četrus mēnešus. Savukārt, darbinieka personas dati no piekļuves/ darba laika kontroles ierīcēm tiek glabāti ne ilgāk kā desmit dienas.
5.3. Personas dati, kas tika iegūti pamatojoties uz Pārziņi attiecināmo juridisku pienākumu apstrādāt personas datus tiek glabāti kamēr ir spēkā normatīvajos aktos noteiktais Pārziņa pienākums glabāt datus, piemērām, klienta personu apliecinošā dokumenta datus saskaņā ar 2007. gada 3. aprīļa MK noteikumiem Nr. 226 “Noteikumi par ārzemnieka deklarācijas veidlapas aizpildīšanas, glabāšanas un nodošanas kārtību” Pārzinim pienākums glābāt vienu gadu.